Anualmente, siguiendo los plazos acordados con el Archivo General en el calendario anual de transferencias, todas la Unidades administrativas de la Universidad tienen obligación de transferir los documentos de sus archivos a los depósitos del Archivo General.
La transferencia es el traspaso físico y legal de la custodia de la documentación de las diferentes unidades administrativas, servicios y centros al Archivo General. En ningún caso implica el traspaso de la propiedad o de responsabilidad de gestión derivada del procedimiento administrativo, que mantendrá cada unidad productora hasta que prescriba el valor administrativo de dicha documentación. La transferencia permite racionalizar y aprovechar mejor el espacio de las oficinas, garantizar el tratamiento archivístico de la documentación y su recuperación, así como su conservación en las condiciones apropiadas.
Con el fin de normalizar esta operación, se han de seguir unos criterios uniformes, que se basan en los pasos que, a continuación, se detallan.
Documentación que se debe transferir
El plazo de conservación de los documentos en las unidades productoras viene fijado por la Comisión de Archivo, sobre la base del análisis de cada una de las series documentales que produce la Universidad. Sin embargo, mientras se completa el estudio, se mantendrá como plazo general de permanencia en las oficinas un periodo de cinco años o cursos académicos completos. Las unidades conservarán la documentación que generan hasta el final de su tramitación. En el caso de documentación cuyo trámite haya terminado y su frecuencia de consulta sea escasa, puede transferirse sin necesidad de que hayan pasado los cinco años preceptivos.
Comunicación de la transferencia
El Archivo General elaborará anualmente un calendario de transferencias que publicará en la página web del archivo, donde figurarán los plazos acordados para transferir la documentación desde cada una de las unidades y servicios administrativos. A modo de recordatorio, el Archivo General se pondrá en contacto con la unidad administrativa o servicio, con dos semanas de antelación respecto al plazo señalado en el dicho calendario de transferencias.
Suministro de cajas y carpetas
Las cajas y carpetas normalizadas son suministradas por el Archivo General a efectos de remisión de documentos (transferencias), de manera que cada unidad pueda reciclar sus propias cajas o carpetas.
En la etapa de archivo de oficina, las Unidades son libres a la hora de elegir otros instrumentos de archivo que considere que se adaptan mejor a sus formas de trabajo mientras dure la tramitación administrativa. Sin embargo, la organización de los documentos en carpetas y subcarpetas normalizadas es obligatoria en el momento de transferir los documentos con destino al Archivo General. Cuando las carpetas utilizadas por la oficina contengan información importante sobre el expediente, podrán conservarse dentro de las carpetas normalizadas del Archivo, siempre que se encuentren en buen estado de conservación. Si se desea utilizarlas en la oficina para evitar tener que sustituirlas en el momento de la transferencia, se podrán solicitar previamente, teniendo en cuenta que deben pasar al Archivo en buen estado de conservación y sin anotaciones añadidas. Esto no eximirá de revisar la documentación que se envíe dentro de ellas.
Preparación física de la transferencia
Los encargados de la documentación a transferir al Archivo General, habrán de comprobar que los documentos estén preparados, de acuerdo al siguiente procedimiento:
- Comprobar que los expedientes estén debidamente clasificados y archivados.
- Extraer todos aquellos documentos sobrantes (fotocopias, duplicados, borradores, documentos repetidos, folletos, propaganda, etc.)
- Sustraer todos aquéllos elementos que son nocivos para la conservación de la documentación (clips metálicos, gomas elásticas, fundas de plástico, etc.).
- Respetar el mismo orden secuencial de los expedientes clasificados al colocarlos en las cajas de archivo definitivo, procurando que no quede ninguno dividido en dos cajas.
- Ante cualquier duda que pueda surgir a lo largo de esta operación, es aconsejable consultarla al Archivo General, especialmente lo relativo a la ordenación y a la selección de documentos a eliminar.
- Una vez revisado su estado de organización, la unidad procederá a numerar a lápiz correlativamente las cajas resultantes y cumplimentará el formulario normalizado. Después el encargado del archivo de gestión efectuará el envío de las cajas u otras unidades de instalación al Archivo General. El formulario se enviará por correo electrónico a la siguiente dirección: archivo@ubu.es .
Recepción de la transferencia
En el Archivo General se comprobará la transferencia y, si todos los procedimientos se han desarrollado correctamente, la documentación será instalada en el depósito e inventariada en la base de datos del Archivo General. Se remitirá a la unidad productora el formulario de transferencia definitivo, con las signaturas correspondientes a cada una de las unidades de instalación transferidas, las observaciones pertinentes y debidamente firmado por el Responsable del Archivo General. Dicho formulario es de gran importancia, pues implica un cambio en la responsabilidad de custodia de los documentos. En este sentido, es importante que la unidad conserve en su poder su ejemplar del formulario definitivo, a efectos de identificar su documentación en los depósitos del Archivo General. La indicación de fecha en el formulario definitivo corresponde al momento en que el Responsable del Archivo General da por finalizado el proceso de transferencia. A partir de este momento, la documentación que se encuentre depositada en el Archivo General podrá ser consultada por la unidad administrativa o servicio que la haya transferido.