La empresa Microsoft ha informado de un cambio en las condiciones de almacenamiento de las licencias Campus/EES (Enrollment for Education Solutions) que supone una reducción considerable del espacio de almacenamiento que veníamos disfrutando hasta ahora.
Afecta al almacenamiento ocupado por las diversas aplicaciones que componen la plataforma Microsoft 365 Copilot App como son, entre otras, OneDrive, Sharepoint, Teams y Exchange (correo electrónico).
La mayoría de los usuarios no estaremos afectados por este cambio. Sin embargo, tendrás que revisar tu almacenamiento para saber cuánto estás utilizando ahora y así poder eliminar o archivar los archivos que no vayas a utilizar.
Más información en Microsoft 365 Copilot App para Educación
1. Límites y medidas establecidos
Te informamos de las medidas adoptadas de forma general para reducir el espacio de almacenamiento en la plataforma MS 365 Copilot App:
- Borrado de cuentas caducadas en 2018 y años anteriores.
- Tamaño máximo de los correos 20MB.
- Reducir la retención de los elementos eliminados en correo y en OneDrive a 60 días.
- Limitar la retención de grabaciones de Teams a 90 días.
- Eliminación por parte de los usuarios de los archivos innecesarios en la plataforma MS 365 Copilot App.
- Archivado de correos
Si con las medidas anteriores no se consigue el objetivo de reducir el almacenamiento utilizado, se prevé que a partir del 1 de octubre de 2024 se establezcan los siguientes límites máximos en las cuentas de OneDrive:
- Cuentas MS 365 A3 (PTGAS/PDI/Colaboradores): 500 GB.
- Cuentas MS 365 A3 (Estudiantes): 50 GB.
- Buzones institucionales y cuentas genéricas: 10 GB.
El límite máximo del buzón de correo de Exchange Online será de 50GB. Los usuarios que necesiten más espacio pueden pasar los archivos que sobrepasen ese límite a la aplicación de Sharepoint. 
Guía básica SharePoint (1.47 MB) (Fuente: Universidad Politécnica de Madrid)
2. Buenas prácticas:
- Borrar la documentación antigua o no necesaria.
- Mover los datos y archivos personales (no relacionados con la actividad laboral en la Universidad) a cuentas personales al margen de la UBU o discos duros externos.
- Para archivos y datos importantes que deben permanecer en la organización, existen las "Unidades en red compartidas". Podemos pensar en ellas como un disco en red departamental. Estas unidades disponen de una cuota independiente y todos los elementos que se muevan o creen en la misma son propiedad de la UBU, garantizando así que no son eliminados aunque las personas del equipo abandonen la organización.
- No adjuntar archivos a los correos y poner el enlace a un documento almacenado en OnDrive o carpetas en red.
- Borrar periódicamente la papelera de elementos eliminados de OneDrive.
- No es recomendable almacenar datos de la Universidad en herramientas no corporativas como Google Drive o Dropbox, para ello utilizar las carpetas compartidas
- Comprueba tu almacenamiento y presta atención a cualquier aviso que indique que está casi lleno.
3. Consultar límites de almacenamiento:
- Outlook: valídate con tu usuario y contraseña y, dentro de la herramienta de correo "Outlook", accede a Configuración (rueda dentada en la parte superior derecha) / General / Almacenamiento.
- Aprender a revisar y eliminar elementos en Outlook.
- OneDrive: valídate con tu usuario y contraseña y, dentro de la herramienta de almacenamiento "OneDrive", accede a Configuración (rueda dentada en la parte superior derecha) / Configuración de OneDrive / Más configuraciones / Características y almacenamiento / Métricas de almacenamiento.
- Saber cómo revisar y eliminar archivos grandes en OneDrive.
4. ¿Qué pasa si supero los límites de almacenamiento?
Cuando se reduzcan los límites actuales, será necesario asegurarse de no exceder dichos límites. Si excedes tu límite de OneDrive, recibirás una notificación de aviso y tendrás acceso a OneDrive en el modo de solo lectura. Cuando esto suceda, no podrás subir ningún archivo nuevo a tu OneDrive. Si superas el límite de Outlook, no podrás enviar ni recibir correos electrónicos en Outlook.