¿Qué son los documentos esenciales?
Se consideran documentos esenciales aquéllos que son indispensables para el funcionamiento de la Universidad y que aseguran la continuidad de sus actividades en caso de desastre.
Estos documentos son los que contribuyen a garantizar los derechos fundamentales de la Universidad, así como sus obligaciones legales y financieras, en el desarrollo de la misión y las funciones específicas que tiene encomendadas por la sociedad a la que se debe, y en el contexto en el que se encuadra.
En general, los documentos esenciales representan un promedio del 3% del volumen documental total de cualquier organización. Sin embargo, registran información crucial para sus intereses. De este modo su pérdida, o su falta de disponibilidad en caso de que tuviera lugar una situación de emergencia, supondría una merma significativa de los derechos y obligaciones de la propia Universidad y de aquéllos a los que sirve.
Características
Podemos señalar algunas de sus características que nos puedan servir de criterios para la identificación de los documentos esenciales:
- Son los documentos de mayor trascendencia institucional.
- Deben identificarse cuanto antes, incluso con antelación a que sean efectivamente producidos.
- Incluyen los documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación de la Universidad.
- Recogen derechos de la Universidad, singularmente relativos a convenios y documentos de propiedad.
- Dejan constancia de los acuerdos y resoluciones de los órganos de gobierno de la Universidad, tanto colegiados como unipersonales.
- En atención a la singularidad de la institución universitaria, existe prioridad de las funciones académica e investigadora.
- Sirven a la acreditación y certificación de los derechos de los estudiantes.
- Son de conservación permanente.
- El plazo de conservación en las oficinas productoras se reduce significativamente, para asegurar desde un inicio su correcto tratamiento archivístico.
- Tienen un evidente valor histórico.
Gran parte de esta documentación destaca por su confidencialidad, como consecuencia de la misión y funciones específicas de la institución universitaria, lo que redunda en la importancia de su preservación y en asegurar que su accesibilidad corresponda a lo que establece la legislación que regula el acceso a los datos de carácter personal.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que algunos documentos esenciales son publicados, característica que afecta directamente a su preservación y a la regulación de su acceso.
En razón de la enorme trascendencia de los documentos esenciales, éstos deben ser convenientemente identificados, protegidos, conservados y sometidos a técnicas específicas de duplicación.
Programa de Documentos esenciales
El programa de documentos esenciales de la Universidad de Burgos debe incluirse como parte de la estrategia de la gestión de riesgos de la propia Universidad.
Los documentos especialmente importantes para la continuidad de la organización requieren métodos suplementarios de protección y copia para asegurar su accesibilidad en caso de catástrofe.
Metodología
1. Identificación de los documentos esenciales
La primera etapa en la implantación de un programa de este tipo consiste en identificar y evaluar, con la ayuda de los gestores responsables de las actividades esenciales de la Universidad, cuáles son los documentos esenciales para el mantenimiento de los servicios suministrados o para la reanudación de las actividades en caso de desastre.
La Comisión de Archivo es la encargada de identificarlos documentos esenciales, tal y como se establece en sus funciones recogidas por el Reglamento del Archivo General, capítulo IV, Art. 22.d:
"Proceder a la determinación de aquellos documentos, generados en la Universidad, que por su especial relevancia merecen ser calificados como documentos esenciales."
El procedimiento se llevará a cabo tanto a través de la valoración de series, como con la aprobación de las propuestas específicas sobre los documentos esenciales que el responsable del Archivo lleve a las reuniones de la Comisión.
De este modo se elaborará una Lista de Documentos Esenciales, que recoja todos aquéllos que deben ser considerados como tales y las medidas especiales de protección que deberán aplicarse en cada caso.
En la selección se tendrán en cuenta los siguientes criterios sobre estos documentos:
- Permiten conocer los orígenes de la Universidad, su organización y la evolución de su estructura, funciones, políticas, programas y actividades.
- Permiten conocer los procesos de elaboración de los Estatutos, reglamentos y otras normas dictadas por la Universidad.
- Permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la Universidad.
- Contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles, profesionales, financieros, jurídicos u otros derechos de los individuos u otras instituciones de la propia Universidad.
Se hará una comprobación exhaustiva del estado actual de conservación de toda la documentación considerada como esencial, así como las medidas de seguridad que se aplican para evitar su pérdida o deterioro.
2. Duplicación de seguridad
El siguiente paso consistirá en realizar un ejemplar de seguridad para cada documento esencial.
De momento, y hasta que se ponga en marcha un programa de gestión integral de los documentos electrónicos, los documentos esenciales que reúnen las características necesarias de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad generados por la Universidad de Burgos son en formato papel, con independencia de que se hayan utilizado herramientas informáticas para su creación.
Actualmente, tenemos en nuestras manos dos posibles salidas para la preservación de los documentos esenciales: la digitalización y la microfilmación. Sería interesante poder llevar a cabo la microfilmación y la digitalización simultánea de los documentos.
La duplicación de seguridad presenta las siguientes características:
- Su finalidad es la de garantizar la continuidad de la prestación de los servicios por parte de la Universidad en caso de que se produjera una emergencia.
- No supone la creación de un soporte alternativo del documento original, sino de una copia en un formato distinto con finalidad de salvaguarda de la información registrada en el documento.
- Es posible refrescar los soportes de duplicación, en caso necesario, sin pérdida de calidad significativa (especialmente la imagen digital).
- Se garantiza al mismo tiempo la preservación de la información recogida en los documentos y la óptima eficiencia en el acceso a los documentos.
Deben existir dos o más duplicados de cada documento, conservados de acuerdo con las condiciones más adecuadas a su soporte específico, en dos ubicaciones distintas, en lugares especialmente habilitados con todas las garantías de seguridad y condiciones adecuadas de conservación.
En principio una copia quedaría en la unidad productora, para su consulta y duplicación si fuera necesario; una segunda sería custodiada por el Archivo General, y otra tercera (siempre digital), quedaría en los servidores del Servicio de Informática y Comunicaciones.
Además de efectuar los duplicados, habrá que asegurar las condiciones de conservación (temperatura y humedad) de los microfilms y discos ópticos, ya que los segundos son altamente sensibles a las alteraciones (+/- 15ºC. y 45%-65% de humedad). Para conseguir las condiciones óptimas de conservación habría que disponer de equipamiento especial y depósitos adecuados que garanticen la conservación de este material.
En casos de amenaza o conflicto armado, las copias deberán ser guardadas en lugares alternativos, fuera de la zona del conflicto, en lugares seguros y protegidos.
Los proyectos de microfilmación y digitalización se llevarán a cabo por fases, seleccionando progresivamente las series de documentos que se consideren más relevantes por su valor para la institución. En cada caso se elaborará un informe previo sobre los costes que supone llevar a cabo este proyecto, estudiando la posibilidad de llevar a cabo esta tarea por el Archivo General o a través de contratos con empresas externas.
3. Creación de copias validadas por firma electrónica
Cuando se disponga de la firma electrónica en la Universidad, será prioritario incluir ésta en todas las copias digitales de documentos esenciales que se realicen, de manera que las copias reúnan las características necesarias de autenticidad, integridad, fiabilidad, garantes de los derechos y obligaciones que representan para la Universidad en caso de que se produzca una catástrofe.
4. Política de accesibilidad
La preservación de los documentos esenciales está estrechamente relacionada con su accesibilidad, presentando las siguientes ventajas:
- Permite el acceso a la información mediante la utilización de soportes distintos al original.
- Evita la manipulación de la documentación original, y los riesgos de su deterioro, en su consulta y sometimiento a procesos ulteriores de copia o fotocopia. Raramente será necesaria su referencia con fines de gestión administrativa o de investigación histórica.
- Es posible pasar de un soporte a otro (de microfilm a imagen digital, y viceversa) sin necesidad de manipular nuevamente el documento original.
- Permite conjugar la necesidad de acceso en línea, apurando las prestaciones de la digitalización, con la necesidad de la preservación a largo plazo, que garantiza la microfilmación.
- Permite la distribución eficiente de las imágenes (especialmente la imagen digital), a demanda de los usuarios.
- La duplicación programada de documentos esenciales no implica costes desproporcionados con relación al uso efectivo que puede realizarse.
5. Conexión con el programa de gestión de documentos electrónicos
Una vez que los documentos esenciales son digitalizados, las copias originadas se convierten en documentos electrónicos de gran valor para la institución. Por tanto serán de aplicación las pautas establecidas en el programa de gestión de documentos electrónicos del Archivo General. Este programa se basa especialmente en las recomendaciones establecidas por el grupo de trabajo de documentos electrónicos de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas.
En este sentido, y por tratarse de documentos de conservación permanente aun siendo copias, se incluirán los metadatos apropiados para que los documentos digitalizados mantengan su evidencia; se utilizarán formatos los más estandarizados posible, preferentemente de sofware libre; y se utilizarán soportes de almacenamiento óptico no reescribible, como es el caso de los CD-R y DVD-R del tipo WORM (múltiple lectura única escritura), no modificables por tanto, que permiten satisfacer requisitos de archivo a largo plazo.
Por otro lado, para poder gestionar con eficacia una colección de imágenes digitales se hace imprescindible la adopción de un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo). La implementación de este sistema forma parte de un programa general de gestión de la administración electrónica, que debe llevarse a cabo en la institución para adecuarse a la normativa establecida al respecto. Contar con un programa de gestión documental adecuado facilitaría la gestión, el acceso y la conservación de todos aquéllos documentos electrónicos de archivo, no sólo las actas de los órganos de gobierno, que forman parte del patrimonio documental de la Universidad y que proporcionan la evidencia de sus actividades al servicio de la sociedad.
6. Mantenimiento del programa
Es fundamental actualizar periódicamente las informaciones contenidas en los ejemplares de seguridad, mediante un programa exhaustivo de migraciones. En caso de catástrofe, esos ejemplares deben ser rápidamente accesibles, y se asegurará la disponibilidad del equipo y el personal necesarios para la explotación de dichas informaciones esenciales.
Un programa de protección de documentos esenciales debe comportar una sección importante de planificación de la reanudación de las actividades en caso de desastre. Para ello, deben definirse con cada gestor responsable las actividades consideradas esenciales dentro de la organización y el orden de prioridad de su reanudación, teniendo muy en cuenta los documentos y los miembros del personal requeridos para tal operación.
El responsable del Archivo General se encargará de efectuar controles esporádicos de la eficacia de las medidas de protección instauradas y de actualizar y trasladar con regularidad los ejemplares de seguridad. En caso necesario, solicitará a los gestores que rectifiquen cualquier aspecto insatisfactorio.
