Las oficinas tomarán del Cuadro aquella parte que afecte a sus documentos y las series de expedientes que allí se tramitan. Para clasificar un documento hay que comenzar por determinar a cuál de las doce clases señaladas pertenece el documento en cuestión. A partir de esta primera elección, habrá que localizar una subclase que responda a la actividad a que hace referencia el documento, hasta encontrar la división precisa del asunto que trata. La categoría que escojamos debe ser aquella que recoja con mayor concreción el asunto al que hace referencia el documento que nos proponemos clasificar.
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Por ejemplo, la clasificación de la relación de puestos de trabajo de la UBU, sigue el proceso siguiente:
Este proceso se basa en el siguiente razonamiento, a partir de la estructura del Cuadro de clasificación: El documento de la relación de puestos de trabajo de la UBU, ¿a cuál de las doce clases de documentos del Cuadro de clasificación pertenece? ► A100 ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN B100 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES C100 REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS D100 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS F100 GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS G100 GESTIÓN DE LOS BIENES MUEBLES H100 GESTIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES I100 LEGISLACIÓN Y ASUNTOS JURÍDICOS J100 GESTIÓN DE LOS RECURSOS ACADÉMICOS K100 ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA L100 GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN M100 GESTIÓN DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA Los documentos de esta clase se dividen, a su vez, en subclases. ¿A cuál de estas subclases pertenece el documento mencionado? A101 DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS A102 ORGANIZACIÓN Y GOBIERNO ► A108 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA A124 GESTIÓN DE LA CALIDAD Dentro de este nivel existen más divisiones, ¿a cuál de ellas pertenece el documento? A109 Políticas y procedimientos ► A113 Estructura orgánica y funcional A118 Memorias A117 Reuniones administrativas y sesiones de trabajo Por debajo de este nivel, aún hay otras divisiones que hacen referencia a documentos concretos. Aquí se clasifica el documento en cuestión: A114 Plantilla ► A115 Relación de puestos de trabajo A116 Organigrama funcional |
Si existen dudas sobre la elección del código asignado, es aconsejable consultar las definiciones que acompañan las entradas del Cuadro de Clasificación.
En el caso de que un mismo documento incluya varios asuntos, se procederá de la manera siguiente:
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Cuando existe abierto un expediente al que hace referencia uno de los asuntos del contenido del documento, éste se clasificará bajo el código de dicho expediente y se incluirá en el mismo.
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Cuando el contenido del documento hace referencia a varios asuntos, y no existe expediente abierto para ninguno de ellos, la Unidad deberá priorizar la categoría con mayor relevancia de acuerdo con las funciones que tiene encomendadas.
Cuanto más genérica o diversa sea la información respecto a un asunto, más se permanecerá en una división superior de cuadro; cuanto más precisa y completa sea, más se descenderá para definirla.
Para una actividad en concreto, documentos, expedientes y series comparten una misma categoría de clasificación, lo que proporciona la necesaria coherencia en el actuar de la administración universitaria. Por tanto, en general, el código y el título de clasificación de un expediente coincide con el de los documentos que contiene. Si bien, algunas veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, éstos pueden clasificarse con subdivisiones.